Medienbruchfreie, antragsgesteuerte Prozessverarbeitung über FMS

Eine typische Herausforderung für IT-Verantwortliche besteht in der Unterstützung und Versorgung der häufig in Standard-Software abgebildeten Kernprozesse mit Daten und Informationen aus vorgelagerten Systemen. Dies sind häufig eigenständige interne Fachanwendungen für spezifische Aufgaben, aber auch externe Systeme von Marktpartnern. Dazu kommen Anforderungen zur Unterstützung interner Genehmigungsprozesse und Arbeitsabläufe für beliebige Anwendungsfälle. Die Hauptanforderungen bestehen darin, eine medienbruchfreie Steuerung des Prozessablaufs (Workflow) mit Prozesskontrolle (z.B. Antrag › Prüfung › Genehmigung › Ablage) umsetzen zu können, ohne immer wieder eine neue Programmierung zu beauftragen.

Selbst, wenn die Realisierung einer direkten Web-Schnittstelle für eine vorhandene Webanwendung aus funktionaler Sicht eine Lösung darstellen würde, ist die unmittelbare Erreichbarkeit einer – in Konzeption und Architektur dafür nicht vorgesehenen - Fachanwendung im Internet aus Sicherheitsaspekten meist nicht akzeptabel. Eine häufig vorgefundene Lösung ist die Bereitstellung von Formularvordrucken im Internet für die Erstversorgung eines Antragsprozesses. Auch innerhalb des Unternehmens bietet die Informationserfassung mittels Formularen viele Vorteile. Vor allem jedoch liefern sie sämtliche für den jeweiligen Prozess notwendigen Informationen.

Papierformulare haben jedoch zwei wesentliche Nachteile: zum einen können sie nicht rechtsverbindlich elektronisch übermittelt werden, zum anderen steht die im Formular erfasste Information (d.h. der ausgefüllte Inhalt) für die elektronische Weiterverarbeitung nicht direkt zur Verfügung. Scanprozesse zur automatisierten Verarbeitung eingereichter Formulare sind häufig zeit- und kostenintensiv, ohne dass ganz auf Rückfragen und Korrekturläufe verzichtet werden kann.

Eine 1:1-Abbildung von A4-Formularen als ausfüllbare PDF-Dokumente sind oft für die Bildschirmarbeit ungeeignet (permanentes Scrollen erforderlich, Ausfüllanweisungen auf Zusatzseite), erlauben nur wenig bis keine Prüfmöglichkeiten (Formate, logische Zusammenhänge) und unterstützen keine (Zwischen)Speicherungsmöglichkeit beim Ausfüllenden.